Corporate Social Responsibility in Public Administration

Why is CSR in Public Administration worth writing about? Public Administration is not Corporate and they should be doing work that is Socially Responsible almost by definition. I have heard people say that the companies are the people who need to be active in CSR because a) they make the money from socierty b) They are the ones who pollute the environment c) they employ the people and need to behave responsibly to them.

If we look for example at a car production company we have a separation between the production of the cars and the way the company is being run, ethically, sustainably, etc. The company does not “just ” produce cars. It produces cars that are safe, the minimise pollution, that are efficient etc. In the case of a public authority it too has a product- the service it carries out in the name of society done by civil servants. The service can be carries out in a socially responsible way or not, just like in industry. Working in public administration is not the same thing as “socially responsible”.

Although in some countries the public body might make a brief mention of CSR in its reports, perhaps one paragraph, I know of no examples of a full CSR report as now published by many corporations. See

http://www.bat.com/sustainability

or

  http://www.motorola.com/staticfiles/Business/Corporate/US-EN/corporate-responsibility/cr/cr-home.html

If we look a little closer at some of the issues involved in CSR we find they come under three headings. Business issues, Environmental issues and social issues. Perhaps the best way to look at these is by asking a few questions. see www.CSR-business.wikispaces.com

 

Business issues

Who are the stakeholder- the people who affect or are affected by your work?

Do you have a published CSR policy statement?

Are the stake holders aware of your CSR policy? e.g. suppliers of paper products and printing must use at least 80% of recycled paper. This from the CSR policy of “Friends Provident”

Letterheads, copier paper and marketing materials

• We will give preference to recycled paper that meets performance specifications and contains recycled fibre at levels of 100% for letterheads and copier paper and at least 80% for marketing materials
• Where paper must contain virgin fibre (e.g. for reasons of quality or performance) we will give preference to material certified to Forest Stewardship Council’s principles and criteria for forest management or equivalent standard
• All paper must be manufactured as either Totally Chlorine Free (TCF) or Elemental Chlorine Free (ECF)
• Preference will be given to printers with ISO14001 accreditation or an audited Environmental Management System
• Inks which are based on vegetable oil, rather than mineral oil, will be used where practicable. 

Do you hve a published and transparent procurment policy?

The cost

knowledge transfer

If you think the cost of training is high, think of the cost of ignorance

Leapfrogging technology

It is difficult to stop organisations such as the Public Administration from following the old ways when more efficient ways of training are already in use in the private sector or in other more advanced countries. We still have hotels building training rooms that are designed for use with old technologies. Whereas many cafes have the idea of being an “internet cafe” very few hotels, that purport to have training facilities, can offer wireless internet. Most of their training rooms have one or two power connections placed in the front ( as they see the front) and leaving no ability to have groups working on laptops in various corner of the room.

There are problems also in ministries and other state organisations where traditional “classroom” training is still the norm. Although they usually have sophisticated computer systems with firewalls and all the security you can hope for they mostly do not have internal facilities for e-learning or web 2.0 learning. In most cases they dont have a learning library of packaged course or online e-learning courses even though their computers have the capacity for running these.

Why cant we leapfrog from the traditional classroom techniques to the latest proven techniques and miss out all the old methods in between?

Why do Public Administration staff come to trainings?

This is quite a complicated issue and the answer will change from person to person. Reasons might include:

• Because I wanted to improve myself
• Because my boss told me I had to
• As a break from work
• As part of a wider development of the publicadministration
• I dont know

All of these answers have other issues attached to them. If the member of staff has part of his work done when they are at the course they might consider themselves lucky. In a recent survey only one third of the people attending didnt have to go back to do the work they missed. In most cases their attndance is not part of an overall plan in the organisation or part of their own long term training and development plan.

Judging by the level of attention, in some cases, the trainees probably didnt want to be there and we can assume that they were told to come. The key is to make them want to come and that means open discussion, including them in planning and generally making the training attractive and worthwhile for them to attend.

For a start the course needs to be:

• relevant to the actual work
• up to date
• well taught
• of practical use

But we can add to the more obvious that their job descriptions should include self professional development, finacial or professional recognition of their achievment at various stages of development, being given increased responsibility, being free or even encouraged to use the new knowledge.

Unfortunately there still seems to be a number of trainees that see the course more as a holiday- start out by trying to get an early finish, negotiate for longer breaks and only attend a fraction of the sessions.

Защо персонала в публичната администрация идва на обучение?

Това е доста сложен проблем и отговорът ще бъде различен за различните хора.

Причините могат да бъдат:

• защото исках да се осъвършенствам;
• тъй като шефа ми каза, че трябва;
• като почивка от работа;
• като част от по-широко развитие в публичната администрация;
• не зная.

Всички тези отговори са свързани с други проблеми. Ако член на персонала е свършил част от работата си, когато е на курс, се счита късметлия. В скорошно изследване само една трета от хората, посещаващи курсове, не трябва да се връщат, за да изработят пропуснатата работа. В повечето случаи тяхното посещение не е част от цялостен план в организацията или част от техния дългосрочен план за обучение и развитие.

Съдейки по нивото на внимание, в някои случаи обучаващите се вероятно не желаят да са тук и ние можем да предположим, че на тях им е казано да дойдат.Ключът е в това да ги накараме да искат да идват, а това означава отворени дискусии, включването им в планирането и най-общо направата на обучението атрактивно и заслужаващо си за тях да го посетят.

За начало курса трябва да бъде

• свързан с конкретна работа;
• осъвременен;
• добре преподаден;
• с практическа приложимост.

Но ние може да добавим към професионалната им характеристика и нуждата от собствено професионално развитие, финансово или професионално признаване на техните постижения на различни нива от развитието, поверяването им на нарастваща отговорност, да бъдат свободни да и даже окуражавани към използването на нови знания.

За съжаление все още изглежда има определен брой обучаващи се, които привиждат курсовете повече като ваканция – започват от опити да се свърши по-рано, преговарят за по-дълги почивки и посещават само части от сесиите.

using web 2.0 in training

When I started out we even had places using blackboards (real black ones). I then got involved in interactive video the old analogue type. Then moved to CD based computer aided learning (CAL) then e-learning which was not successful unless part of blended learning and now Web 2.0 based learning.

 

some traditional training

 

 

At each stage we, the pioneers, won through and at least part ofwhat we thought right was added to the repertoire and some bits dropped off at the end. Who uses a black blackboard now? The key to success is to know what you want to do and then find the tool to do it. The more tools we have the better fit we can find. Unfortunately many people pick up on one tool and try to use it for all the tasks in hand. For example getting enthusiastic about social networking and try to do all the training using this one tool. 

What I suggest is that we use , for example, Trailfire to lead a path through the relevant web pages relating to the subject asking questions about each as we go, use a wiki to store  articles, PowerPoint presentations etc. , Videos from Camtasia etc. all as a source for the students, use Delicious, Viewzi, Evernote etc to encourage seach exercises and build up personal resources, lead discussions with podcasts and blogs etc.

This all seems very easy, if time consuming, to the Web2.0 literate trainer but can be a problem for the student who is already busy in his public sector employment. At least a couple of traditional trainings a year get you away for four or five days but the new training will just add work to already over stretched staff.

Added to this if we are going to use these new techniques we have to persuade more senior staff that this is the way to go. Most people writing Terms of Reference for training tasks only know of seminars and two day trainings in an hotel. Ideally they would like these to be in a nice hotel in another country. Just telling them “I can train at least ten times the number for the same money” does not work. The trouble is that the time away from the office is seen as a benefit that is often awarded for good service, not as meeting a need to improve the function.

The answer is, of course, that the traditional seminar should still be part of the blended( tradtional + Web 2.0) learning, this time consolidating the subject matter not introducing it for the first time. Also the civil servants should have in their job descriptions “personal development” and time allotted for this. But this is for another post.

How do you deal with trainees that dont want to be here?

All trainers know that you sometimes get a group that for a variety of reasons dont seem to work well and the training becomes difficult to handle. The trouble is that one person can spoil the course for everyone else by taking up time on personal attention or insisting that they know more than the trainer or just being difficult because it is their nature.

The most common cause is that the person just does not want to be there for whatever reason. It might not be their subject, they might have too much work at their office or they might have personal problems that have spilled over into the training room. Even things like bad service in the venue or a poor quality meal can spoil the training environment.

How do you handle them? The easiest way is to just ignore them and let them spoil the course telling yourself “it wasnt my fault”, or, we could do something about it.

Never put them down or ridicule them. This will put the whole group against you.

You could try “that is a very interesting point you are making” can the two of us discuss this later ,may be in the coffee break”. If you are lucky and have two trainers in the training team you could take the person out of the room and try to answer their questions and find out what the problem really is; it could be easy to resolve.

Sometimes moving on to a practical exerice can work, particularly if the person with the problem is given some responsibility in a group exercise.( This is more of a risk if the technique does not work). How about giving him/her a simple question and rewarding with a sweet or pen?

Does this all sound familiar? Isnt it what one would do in the family? When a child doesnt get their way and starts to sulk we probably all know the ways to regain peace.

Simply put we should treat people on our courses much like the family, our partners or our children. Never ignore the problem, never punish the person, never make them look stupid infront of others and the rest is common sense.

Как да се справите с обучаващи се, които не желаят да са тук?

Всички обучители знаят, че понякога им се пада група, която поради редица причини не работи добре и обучението трудно се провежда. Бедата е в това, че един човек може да развали курса за всички останали като отнема време, изисквайки лично внимание, или настоява, че знае повече от обучителя, или просто е труден поради своя характер.

Най-честата причина е, че този човек не желае да бъде тук поради някаква причина. Може да бъде заради предмета на курса, или твърде многото работа в офиса или лични проблеми, които се изливат в стаята за обучение. Дори неща като лошо обслужване или некачествено ядене могат да развалят средата за обучение.

Как да се справите с него? Най-лесният начин е просто да го игнорирате и да му позволите да развали курса, като си кажете „не е моя вината” или можете да направите нещо.

Никога не го ограничавайте или не го подигравайте. Това ще настрои групата срещу вас.

Можете да опитате с „вие давате много интересна гледна точка, да я обсъдим по-късно, може би в почивката”. Ако имате късмет и присъстват двама обучители в екипа бихте могли да извадите човека от стаята, да се опитате да отговорите на въпросите му и да се опитате да разберете истинския проблем, и така ситуацията лесно може да се разреши.

Понякога решение е и преминаването към практически упражнения, особено ако на проблемния човек се възложи някаква отговорност в груповото упражнение. (Това е доста рисковано ако техниката не проработи). Какво ще кажете да му зададете простичък въпрос и да го възнаградите със сладка или химикалка?

Звучи ли ви познато всичко това? Не е ли същото, което се прави в семейството? Когато детето не слуша и започва да се муси вероятно всички ние знаем начините да възвърнем спокойствието.

Просто трябва да се отнасяме към хората в нашия курс като към семейство, като към наши родители или деца. Никога не пренебрегвайте проблем, никога не наказвайте човек, никога не го карайте да изглежда глупаво пред другите, а останалото е проява на здрав разум.

web 2.0 terms

This is an interesting set of definitions for interactive web use.

Using Blogs

Of course you cant replace face to face training with blogs or even e-learning. Blogging is another tool that can be effective if used in the right place at the right time.

Often we give pre-reading to people who are enrolled for a course. This usually means sending attachments to e-mails; all very well but we dont know if someone has read the material until they arrive. Often the trainees plead we were too busy, give me ten minutes and I will be up to speed. If we set up a blog, keeping it closed for the group we can set four or five short items to be read and commented on. This can get a good discussion going before the group meets and give the trainer a good idea of misconceptions and problems.

During the course it is good to use wikis that house all of the data and references that will be needed by the tutor and for the exercises.

When the course finishes we hope the group has been able to network and get to know and trust each other. Here training can continue with trainees posing problems and getting answers from colleagues. This can be moderated by the tutor who acts as a coach. Eventually the blog should continue with ever decreasing input from the trainer who, hopefully will be working with a new group.

There are many companies supporting blogging. I have been using WordPress very successfully it having all the facilities needed for this type of work.

Използването на блогове

Разбира се не е възможно да се замени обучението лице в лице с обучение чрез блогове или даже електронно обучение.Поддържането на блог е друг инструмент, които може ефективно да се използва на правилното място и в правилното време.

Често ние даваме на хората,записани за даден курс, предварителни материали за четене. Това обикновено означава изпращане на прикачени файлове по електронната поща, всичко това е много добре, но ние не знаем дали някой е прочел материалите, преди пристигането си. Често обучаващите се обявяват, че са били твърде заети, искат десет минути да влязат в час. Ако се създаде блог, който се поддържа затворен за групата, ние можем да сложим четири или пет кратки точки, които да се четат и коментират. Това би довело до провеждане на добра дискусия преди групата да се срешне и дава на обучителя добра представа за погрешни схващания и проблеми.

По време на курса е добре да се използват уики файлове, които да съхраняват всички данни и препоръки, които ще са необходими на обучителя за упражненията.

Когато курсът приключи, ние се надяваме, че групата е успяла да се обедини, хората са се опознали и вярват един на друг. Тук обучението може да продължи с поставянето на проблеми от обучаващите се и получаването на отговори от техните колеги. Това може да бъде модерирано от обучителя, който изпълнява ролята на инструктор. Накрая блогът може да продължи с равномерно намаляващо включване от страна на обучителя, който вероятно ще заработи с нова група.

Съществуват много компании, които поддържат блогове. Аз използвам WordPress много успешно, там има всички необходими помощни средства за този вид работа.

Web 2.0 and community networks in training

Most civil servants now have equipment that enables them to take advantage of the web 2.0 benefits. That is the interactivity and being part of community of like interests. Unfortunately most civil servants dont take advantage of these possibilities.

Although some of the information they deal with is confidential when it comes to training the vast majority of what they need to learn is public and needs to be known by everyone. Instead of trying to train everyone in expensive courses held in hotels and company trainiing rooms there would be a big advantage both economic and practical in using the more modern community networks and tools such as blogs, wikis, google talk, skype etc.

Why is this not happenning? In most cases the more senior staff are both senior in age and “senior” in flexibility. In this situation they prefer to stick to the known and not to experiment- neither in new management methods or in the use of new tools. Frequently these senior managers send their junior staff to training and dont listen to ideas that they might bring back.

How can we get the senior staff to come to training?

How can we make them more flexible and receptive of new ( to them) ideas?

In ministries where the protocol of contacting another ministry or agency is so long winded, inter office cooperation is very rare. How can HRM staff who might only have one or two colleagues in their organisation keep contact with and learn from more experienced colleagues in the rest of Public Administration both at home or from other countries?

The answer is by using tools such as blogs, forums, wikis and other tools keeping closed groups accessed by invitation or approved by the administrators of the tools where necessary.

Web 2.0 и общностните мрежи за обучение

Сега повечето държавни служители имат оборудване, което им дава  шанс да се възползват от ползите на web 2.0. Това е взаимодействието и принадлежността към общност със сходни интереси. За съжаление повечето държавни служители не използват тези възможности.

Въпреки че, част от информацията, с която те работят, е конфиденциална, когато става въпрос за обучение по-голямата част от това, което те имат нужда да научат, е публично и трябва да се знае от всеки. Вместо опитите за обучаване чрез скъпи курсове, провеждани в хотели и фирмени зали за обучение, би било много по-изгодно, както икономически така и практически, използването на по-модерни общностни мрежи и инструменти като блогове, уки-файлове, разговори през Google и Skype т.н.

Защо това не се случва? В повечето случаи по-висшият персонал е по-стар както на възраст така и по „гъвкавост”. В тази ситуация те предпочитат да се придържат към познатото, а не да експериментират – дали в нови управленчески методи или в използването на нови инструменти. Често тези старши мениджъри изпращат своя младши състав на обучение,а не се вслушват в идеите, които те трябва да донесат обратно.

Как да накараме старшия персонал да дойде на обучение?

Как да ги направим по-гъвкави и възприемчиви за нови (за тях) идеи?

В министерствата, където прококола на общуване с друго министерство или агенция е толкова подробен, вътрешното коопериране между отделите е много рядко. Как може персонала по управление на човешки ресурси, който може да има само още един или двама колеги в тяхната организация, да поддържа контакт с и да се учи от по-опитни колеги в останалата публична администрация както тук така и в други страни?

Отговорът е в използването на инструменти като блогове, форуми и други такива, които поддържат затворени групи, до чиито достъп се стига чрез покана или с одобрение на администратора, където е необходимо.

The importance of the training room

Today I am working with some HR civil servants in an Hotel. Fortunately I came to the training room two hours beofre the course started. The room was at about 8 degrees, there was no multimedia projector or flip charts as ordered. There was only one power socket to put equipment in. We had one thin pad of flip charts and no pens.

When the multimedia projector did come it would not work, we had to use the spare one we brought with us for emergencies. We managed to bring the room up to a normal temperature just as the trainees arrived.

This really shows the importance of being prepared and not relying on the venue you are using to understand the needs of trainers as sent in a booking form. Ideally the room should be visited before booking (in this case we had to change venues just a few days before the course started.

When the environment is not satisfactory the group become restless and start concentrating on problems and not on the content of the course.

Важността на стаята за обучение

Днес работя с няколко държавни служители по ЧР в хотел. За щастие пристигнах в стаята за обучение два часа преди началото на курса. В стаята беше 8 градуса, нямаше мултимедиен прожектор или флип чарт както беше поръчано. Имаше само един контакт, в който да се включи оборудването. Имахме един тънък блок от флип чарта без химикалки.

Когато мултимедийния прожектор дойде, той не работеше, трябваше да използваме допълнителният, който взехме с нас за спешни случаи. Успяхме да затоплим стаята до нормална температура точно когато обучаващите се пристигнаха.

Това наистина показва важността на това да си подготвен и да не разчиташ на мястото на провеждане, което използваш, за да разбереш нуждите на обучителя както са изпратени в заявката за участие. В идеален вариант стаята трябва да бъде посетена преди резервирането и (в този случай ни се наложи да сменим мястото на провеждане на курса точно няколко дни преди старта му)

Когато средата не е затоволителна групата става неспокойна и започва да се концентрира върху проблемите, а не върху съдържанието на курса.